Datenschutzerklärung

Stand: 15. Oktober 2026

Gästehelden ist ein Werkzeug, mit dem Veranstalter Gäste einladen, Antworten sammeln und Events planen. Wir verarbeiten nur die Daten, die dafür nötig sind. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Werkzeuge, und wir verkaufen keine Daten.

1. Verantwortlicher

Tim Wessel
Schützenstr. 3
28876 Oyten
E-Mail: kontakt@gaestehelden.de

2. Zwei Rollen: Veranstalter und Gäste

Für Veranstalter, also alle, die ein Konto anlegen, sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Daten ihres Kontos.

Für Gäste gilt etwas anderes: Die Gästeliste, die Einladungen und die Antworten gehören zum Event des Veranstalters. Für diese Daten ist der Veranstalter verantwortlich, wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Wenn du als Gast Fragen zu deinen Daten hast oder sie löschen lassen möchtest, wende dich bitte zuerst an den Veranstalter, der dich eingeladen hat. Wir helfen ihm dabei und leiten Anfragen an uns weiter.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Besuch dieser Website und der App

Beim Aufruf speichert unser Webserver technische Angaben in Protokolldateien: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser-Kennung und Statuscode. Das dient dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach spätestens 52 Tagen gelöscht.

Konto der Veranstalter

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash, nie im Klartext) und der Name deiner Organisation. Außerdem die Inhalte, die du anlegst: Events, Mail-Vorlagen, Designs, Bilder, Tischpläne und Teammitglieder mit ihren Rollen. Zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts schicken wir dir Mails mit einem Einmal-Link. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Daten von Gästen (im Auftrag der Veranstalter)

• Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Einladung oder Gruppe, Kind oder erwachsen
• Antwort (Zusage oder Absage), mitkommende Begleitungen, Nachricht an die Gastgeber
• Essenswünsche und Allergien, wenn der Gast sie freiwillig angibt. Angaben zu Allergien können Gesundheitsdaten sein; sie werden nur für die Planung des Events genutzt.
• Sitzplatz, Ticket, Check-in und Zahlungsstand, soweit der Veranstalter diese Funktionen nutzt
• Versandprotokoll der Mails (wann welche Mail an welche Adresse ging und ob der Versand geklappt hat)

Gäste brauchen kein Konto. Sie erreichen ihre Antwortseite über einen persönlichen Link aus der Einladung, der nur für ihre Einladung gilt.

4. E-Mails

Einladungen, Erinnerungen und Bestätigungen verschicken wir von unserem eigenen Mailserver im selben Rechenzentrum, ohne externen Versanddienst. Als Absender erscheint der Name der Organisation des Veranstalters. Wir messen keine Öffnungen und keine Klicks.

5. Cookies und lokaler Speicher

Nach der Anmeldung setzen wir ein einziges, technisch notwendiges Cookie, das dich angemeldet hält. Außerdem merkt sich dein Browser Einstellungen der Oberfläche (zum Beispiel Spaltenbreiten in Listen und die Sprache) im lokalen Speicher. Beides wird nicht für Tracking genutzt. Die öffentlichen Seiten für Gäste und diese Website setzen keine Cookies. Schriften und Skripte laden wir nicht von fremden Servern.

6. Hosting und Empfänger

Website, App, Datenbank und Mailserver laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Außer bei der KI-Hilfe im Tischplan (Abschnitt 7) werden keine Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt.

7. KI-Hilfe im Tischplan

Im Tischplan können Veranstalter Sitzwünsche in normaler Sprache aufschreiben und mit „In Regeln übersetzen“ von einer KI in Regeln umwandeln lassen. Nur wenn diese Funktion aufgerufen wird, übermitteln wir den eingegebenen Wunschtext sowie die Gästeliste des Tischplans (Vor- und Nachname, Gruppe, Kind oder erwachsen) und die Tische (Name, Form, Plätze) an Anthropic PBC, 548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA (Modell Claude). E-Mail-Adressen, Antworten, Essenswünsche und Zahlungen werden dabei nicht übermittelt.

Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag, um die Regeln zu erzeugen, und verwendet sie laut Vertrag nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist für Veranstalter die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Gästedaten handeln wir im Auftrag des Veranstalters (Art. 28 DSGVO). Wer die Funktion nicht nutzt, für dessen Daten findet keine Übermittlung statt.

8. Speicherdauer und Löschung

Daten deines Kontos speichern wir, solange das Konto besteht. Löschst du ein Event, werden auch seine Gäste, Antworten, Mails und Tischpläne gelöscht. Löschst du deine Organisation, werden alle ihre Events mitgelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

9. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreib uns dafür an kontakt@gaestehelden.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

10. Änderungen

Wenn wir neue Funktionen einführen, passen wir diese Erklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.